puesto responsable administration H/F
FUNCIONES:
- 1. Gestión de la facturación
Supervisar y coordinar el proceso completo de facturación, asegurando la correcta emisión de facturas conforme a la normativa fiscal y a los acuerdos comerciales establecidos.
Verificar la exactitud de datos, precios, impuestos, descuentos y condiciones aplicables.
Gestionar la facturación recurrente, facturación puntual y regularizaciones cuando proceda.
Resolver incidencias relacionadas con errores de facturación, abonos, rectificaciones o duplicidades.
Mantener actualizados los registros de facturación en el sistema de gestión (ERP).
Colaborar con otros departamentos (comercial, operaciones, atención al cliente) para asegurar la coherencia entre servicios prestados y facturación emitida.
- 2. Cuentas a cobrar (clientes)
Gestionar y supervisar el control de cobros, garantizando el cumplimiento de los plazos acordados.
Realizar el seguimiento de facturas pendientes, vencimientos y estados de cuenta.
Coordinar acciones de reclamación de cobros (recordatorios, llamadas, emails), manteniendo una comunicación profesional y orientada a la resolución.
Analizar la antigüedad de saldos y proponer medidas para reducir la morosidad.
Gestionar incidencias de cobro en colaboración con el área comercial o legal si fuera necesario.
Elaborar informes periódicos sobre el estado de las cuentas a cobrar y la previsión de tesorería.
- 3. Cuentas a pagar (proveedores)
Supervisar el registro y validación de facturas de proveedores, verificando su adecuación a contratos y pedidos.
Controlar los calendarios de pagos, asegurando el cumplimiento de plazos y condiciones pactadas.
Coordinar la preparación y ejecución de pagos (transferencias, remesas, domiciliaciones).
Gestionar incidencias con proveedores: discrepancias, facturas incorrectas, reclamaciones o ajustes.
Mantener una relación fluida y profesional con proveedores clave.
Optimizar los procesos de pago para mejorar la eficiencia y el control financiero.
- 4. Control administrativo y financiero
Garantizar la correcta organización y archivo de la documentación administrativa y contable.
Apoyar en la elaboración de cierres mensuales, conciliaciones y reportes financieros.
Colaborar con asesoría externa, auditorías o departamentos contables cuando sea necesario.
Asegurar el cumplimiento de procedimientos internos, políticas financieras y normativa legal y fiscal.
Proponer mejoras en los procesos administrativos para aumentar la eficiencia y reducir errores.
- 5. Reporting y coordinación interna. Elaborar informes periódicos sobre facturación, cobros, pagos y situación administrativa. Analizar desviaciones, incidencias recurrentes y oportunidades de mejora. Coordinar y, en su caso, supervisar al personal administrativo del área. Actuar como interlocutor/a entre la dirección y el área administrativa, aportando una visión global y rigurosa del estado financiero-operativo.
PERFIL DESEADO
Buscamos un/a profesional con formación académica en el ámbito financiero–administrativo, amplia experiencia en gestión administrativa y una visión global de los procesos económicos de la empresa. La persona seleccionada deberá aportar rigurosidad, autonomía y capacidad de organización, así como una clara orientación a resultados y mejora continua.
Formación universitaria, diplomatura o Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Contabilidad, ADE, Economía o titulaciones equivalentes.
Valorable formación complementaria en gestión financiera, fiscalidad, control de gestión o normativa contable
Experiencia profesional
Experiencia consolidada en gestión integral de facturación, cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
Experiencia en control de procesos administrativos, cierres periódicos y coordinación con asesorías externas.
Valorable experiencia previa como responsable de área o supervisión de equipos administrativos.
Capacidad demostrada para gestionar volumen de operaciones y múltiples tareas con alto nivel de fiabilidad.
Conocimientos técnicos e informáticos
Excel a nivel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas, análisis de datos). Manejo habitual de ERP y software de gestión. Buen dominio de herramientas ofimáticas y entornos digitales.
Muy valorable el conocimiento a nivel usuario de Power BI.
Competencias personales:
Alto nivel de organización, planificación y atención al detalle.
Perfil metódico, responsable y orientado al cumplimiento de plazo
Capacidad analítica y criterio para la toma de decisiones.
Buenas habilidades de comunicación para la relación con clientes, proveedores y equipos internos.